「 影化身科技 」 採用 Google Docs 作為雲端文件管理系統 , 理由除了 Google Apps for Business 已經包含這個服務外 , 主要還是它符合需要又不用錢 。 對於 「 影化身科技 」 這樣的微型企業 , 能有這樣免費又高品質的服務真是難得的資源 。 本文屬於 「 善用雲端服務 , 微型企業的自強之道 」 系列的文章之一 。

文件管理系統簡單地說就是管理企業文件的建立 、 分享 、 編輯等協同工作的系統 。 作為雲端文件管理系統 , 山姆鍋認為下列特性最為重要 。

雲端儲存

既然是雲端服務 , 文件儲存在遠端機房以方便可以隨時隨地進行編輯算是基本款 。

文件分享

文件要能夠與公司內部或外部人員共享並能夠按需要限制存取層級 。

協同編輯

除了基本分享 , 有時文件需要多人在不同時間與地點共同完成 , 支援協同編輯的功能對於這樣的情境就很適合 。

多樣格式

文件的目的多樣 , 文件自然也隨目的也採用不同的格式 , 例如 : 試算表 (spreedsheet), 文書與繪圖等 。 管理系統要能夠支援多種文件格式 , 也算得是理所當然 。

小結

在決定雲端文件管理系統上 , 山姆鍋是最不用花心思的 。 畢竟已經習慣使用 Google Docs, 適用又免費的前提下 , 除非 Google 說要開始收費 , 不然短時間內應該沒有評估其它供應商的必要 。